Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24 §:n ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

Henkilökuntarekisteri

Työnhakijarekisteri

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

1. Rekisterinpitäjä

proROSTERI henkilöstöratkaisut Oy
y-tunnus: 2996414-5
Kalevan puistotie 19 c
33500 TAMPERE

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Riku Dufva
+358406642027
riku.dufva@prorosteri.fi

3. Rekisterin nimi

proROSTERI henkilöstöratkaisut Oy:n asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tietoja voidaan käyttää rekisteröidyn yhteystietojen ja muiden asiakassuhteen kannalta olennaisten tietojen ylläpitoon ja tarkasteluun. Rekisterin tarkoituksena on turvata sekä rekisterinpitäjän että asiakkaan oikeudet, vastuut ja velvollisuudet. Rekisteri toimii pohjana kaikelle liiketoiminnalle. Tietoja käsitellään sopimuksia tehdessä sekä laskutuksen yhteydessä. Rekisterin tietojen pohjalta toimitetaan perintätoimistoon tieto mahdollisista maksuhäiriöistä. Lisäksi rekisterin tietoja käsitellään asiakasviestinnässä, markkinoinnissa, rekisterinpitäjän toiminnan kehittämisessä, tilastoinnissa, analysoinnissa sekä muussa asiakassuhteen hoitamisessa. Rekisterinpitäjän liiketoiminta (rekrytointi- ja henkilöstövuokrauspalvelut) perustuu sopimuksiin ja sopimus on myös pääasiallinen oikeusperuste rekisterille. Joissain tapauksissa tietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

– yrityksen nimi
– y-tunnus
– yhteystiedot (laskutustiedot, sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot jne.)
– yrityksen yhteyshenkilöiden nimet, yhteystiedot ja asemat yrityksessä
– tiedot kaupankäyntiin liittyen
– asiakassuhteen ehdot
– tiedot laskuista ja sopimuksista
– asiakkaan ilmoittamat tilaaja-, kustannuspaikka- ja muut tarvittavat tiedot
– laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– asiakasyrityksen toimiala
– rekisterinpitäjän tunnistetiedot (mm. asiakasnumero)
– yrityksen www-sivujen osoite
– tietoja rekisteröidyn nykyisistä ja tulevista työmaista
– rekisterinpitäjän verkkopalvelun käyttöön liittyvät tunnistetiedot ja tiedot palveluiden käytöstä
– tietoja asiakassuhteen kestosta sekä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisestä liiketoiminnasta
– muita asiakassuhteen kannalta olennaisia lisätietoja

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti kerätty asiakkailta itseltään sopimusta tehdessä. Tietoja tarvittaessa täydennetään rekisteröityjen ilmoittaessa muutoksista tai rekisteröityjen omilta nettisivuilta ja muista julkisista rekistereistä saatavilla tiedoilla. Rekisteröidyn ei ole pakko luovuttaa kaikkia selosteessa mainittuja tietoja, mutta tiettyjen henkilötietojen toimittaminen on edellytyksenä rekisterinpitäjän tarjoaman palvelun käytölle.

7. Tietojen säännönmukainen luovutus ja siirto

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille lukuun ottamatta väärinkäytöstapauksia tai perintätoimistolle siirrettyjä saatavia sekä tarvittaessa tilitoimistolle ja ulkoistetulle laskutuspalvelulle. Tällöin rekisteröidyn tietosuojasta huolehditaan yhteistyökumppaneiden kanssa tehtävillä asianmukaisilla sopimuksilla. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistaholle erikseen pyydettäessä. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

8. Rekisterin suojaus

Tietokanta, johon rekisteri on tallennettu, on suojattu ajankohtaisen lainsäädännön edellyttämillä tarpeellisilla teknisillä keinoilla. Rekisterinpitäjä huolehtii, että henkilökunnalla on pääsy rekisterin tietoihin vain niiltä osin, kun se on heidän työtehtäviensä hoitamisen kannalta välttämätöntä. Järjestelmään sisäänpääsy vaatii käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjä huolehtii työntekijöiden riittävästä koulutuksesta ja ohjeistuksesta tietosuoja-asioissa. Manuaalisesti käsiteltävät rekisterit säilytetään lukittavassa arkistossa. Kannettavissa ja älylaitteissa sijaitsevat rekisterit ovat suojattu salasanalla, sormenjälkitunnistuksella tai muulla vastaavalla suojauksella. Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn kolmannelle osapuolelle, jolloin rekisterinpitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön ja EU-säännösten mukaisesti. Verkkopalvelusta
löytyvien henkilötietojen suojaus on hoidettu rekisterinpitäjän toimesta riittävällä tavalla, mutta suojaus esimerkiksi turvallisen käyttäjätunnuksen ja salasanan osalta ovat rekisteröidyn vastuulla.

9. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee vain toimintansa kannalta tarpeellisia tietoja ja tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoitusta varten. Rekisteristä poistetaan vuosittain sellaisten asiakkaiden tiedot, joiden asiakassuhde ei ole aktiivinen viimeisen kahden vuoden aikana. Rekisterin tietoja käsitellään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja joissain tapauksissa myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen, jolloin käsittelylle on lakiperuste eli se perustuu esimerkiksi rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa tarkastamiseen sekä korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää myös tietojensa poistamista, jolloin tietojen poistaminen suoritetaan viipymättä, mikäli niiden säilyttämiselle ei ole riittäviä perusteita. Tarkastus-, korjaus- tai poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna henkilökohtaisesti rekisterinpitäjälle, jotta henkilöllisyys voidaan tarkastaa. Pyynnön voi toimittaa rekisterinpitäjän toimipisteeseen, josta pyyntö välitetään tietosuojasta vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja oikeus vaatia virheellisten tietojensa korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteriasioihin kohdistuviin tarkastus- ja korjauspyyntöihin sekä muihin tiedusteluihin viimeistään 30 päivän kuluessa. Mikäli rekisteröity kokee, ettei hänen tietojensa käsittely ole tietosuoja-asetuksen ja voimassaolevan kansallisen lainsäädännön mukaista, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus asiasta valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi).

Henkilökuntarekisteri

1. Rekisterinpitäjä

proROSTERI henkilöstöratkaisut Oy
y-tunnus: 2996414-5
Kalevan puistotie 19 c
33500 TAMPERE

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Riku Dufva
+358406642027
riku.dufva@prorosteri.fi

3. Rekisterin nimi

proROSTERI henkilöstöratkaisut Oy:n henkilökuntarekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tietoja voidaan käyttää rekisteröidyn yhteystietojen ja muiden työsuhteen kannalta olennaisten tietojen ylläpitoon ja tarkasteluun. Rekisterin tarkoituksena on turvata sekä rekisterinpitäjän että rekisteröidyn oikeudet, vastuut ja velvollisuudet. Tietoja käsitellään myyntityössä, työsopimuksia tehdessä sekä laskutuksen ja palkanmaksun yhteydessä. Lisäksi rekisterin tietoja käsitellään rekisterinpitäjän sisäisessä viestinnässä, rekisterinpitäjän toiminnan kehittämisessä, tilastoinnissa, analysoinnissa sekä muussa työsuhteeseen liittyvien asioiden hoitamisessa. Rekisterinpitäjän liiketoiminta (henkilöstövuokraus) perustuu sopimuksiin ja sopimus on myös pääasiallinen oikeusperuste rekisterille. Joissain tapauksissa tietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, pankkiyhteystiedot, työhistoriatiedot, koulutustiedot, tiedot suoritetuista luvista ja korteista (mm. ajo- ja työturvallisuuskortti), veronumero, palkkatiedot ja muita työsuhteeseen liittyvien asioiden hoitamiseen tarvittavia tietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti kerätty työntekijältä itseltään työnhakuprosessin aikana ja työsopimuksen tekemisen yhteydessä. Tietoja tarvittaessa täydennetään rekisteröityjen ilmoittaessa muutoksista. Rekisteröidyn ei ole pakko luovuttaa kaikkia selosteessa mainittuja tietoja, mutta tiettyjen henkilötietojen toimittaminen on edellytyksenä työsuhteelle.

7. Tietojen säännönmukainen luovutus ja siirto

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterin tietoja ulkopuolisille käsittelijöille esimerkiksi palkanmaksujärjestelmän palveluntarjoajalle. Tällöin rekisteröidyn tietosuojasta on huolehdittu
asianmukaisella sopimuksella rekisterin käsittelijän kanssa. Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta tietoja kolmansille osapuolille lukuun ottamatta väärinkäytöstapauksia tai perintätoimistolle siirrettyjä saatavia. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistaholle erikseen pyydettäessä. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

8. Rekisterin suojaus

Tietokanta, johon rekisteri on tallennettu, on suojattu ajantasaisen lainsäädännön edellyttämillä tarpeellisilla teknisillä keinoilla. Rekisterinpitäjä huolehtii, että henkilökunnalla on pääsy rekisterin tietoihin vain niiltä osin, kun se on heidän työtehtäviensä hoitamisen kannalta välttämätöntä. Järjestelmään sisäänpääsy vaatii käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjä huolehtii työntekijöiden riittävästä koulutuksesta ja ohjeistuksesta tietosuoja-asioissa. Manuaalisesti käsiteltävät rekisterit säilytetään lukitussa arkistossa. Kannettavissa ja älylaitteissa sijaitsevat rekisterit ovat suojattu salasanalla, sormenjälkitunnistuksella tai muulla vastaavalla suojauksella. Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn kolmannelle osapuolelle, jolloin rekisterinpitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön ja EU-säännösten mukaisesti. Verkkopalvelusta löytyvien henkilötietojen suojaus on hoidettu rekisterinpitäjän toimesta riittävällä tavalla, mutta suojaus esimerkiksi turvallisen käyttäjätunnuksen ja salasanan osalta ovat rekisteröidyn vastuulla.

9. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee vain toimintansa kannalta tarpeellisia tietoja ja tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoitusta varten. Rekisteristä poistetaan vuosittain sellaisten työntekijöiden tiedot, joiden työsuhde ei ole aktiivinen viimeisen kahden vuoden aikana. Rekisterin tietoja käsitellään työsuhteen voimassaolon ajan ja joissain tapauksissa myös työsuhteen päättymisen jälkeen, jolloin käsittelylle on lakiperuste eli se perustuu esimerkiksi rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa tarkastamiseen sekä korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää myös tietojensa poistamista, jolloin tietojen poistaminen suoritetaan viipymättä, mikäli niiden säilyttämiselle ei ole riittäviä perusteita. Tarkastus-, korjaus- tai poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna henkilökohtaisesti rekisterinpitäjälle, jotta henkilöllisyys voidaan tarkastaa. Pyynnön voi toimittaa kenelle tahansa rekisterinpitäjän toimihenkilölle, joka välittää pyynnön tietosuojasta vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja oikeus vaatia virheellisten tietojensa korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteriasioihin kohdistuviin tarkastus- ja korjauspyyntöihin sekä muihin tiedusteluihin viimeistään 30 päivän kuluessa. Mikäli rekisteröity kokee, ettei hänen tietojensa käsittely ole tietosuoja-asetuksen ja voimassaolevan kansallisen lainsäädännön mukaista, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus asiasta valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi).

Työnhakijarekisteri

1. Rekisterinpitäjä

proROSTERI henkilöstöratkaisut Oy
y-tunnus: 2996414-5
Kalevan puistotie 19 c
33500 TAMPERE

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Riku Dufva
+358406642027
riku.dufva@prorosteri.fi

3. Rekisterin nimi

proROSTERI henkilöstöratkaisut Oy:n työnhakijarekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tietoja voidaan käyttää rekisteröidyn yhteystietojen ja muiden työnhaun kannalta olennaisten tietojen ylläpitoon ja tarkasteluun. Rekisterin tietoja käsitellään sellaisenaan hakuprosessin aikana työhaastatteluun kutsuttaessa ja niitä täydennetään työnhakijan esimerkiksi työhaastattelussa antamien tietojen perusteella. Hakijarekisterin tiedot toimivat pohjana työsopimuksessa ja työntekijärekisterissä käsiteltäville tiedoille, mikäli hakuprosessi johtaa hakijan työllistymiseen. Lisäksi rekisterin tietoja tai tietojen osia voidaan käsitellä viestinnässä, rekisterinpitäjän toiminnan kehittämisessä, tilastoinnissa, analysoinnissa sekä muussa rekisterinpitäjän toiminnan kehittämisessä. Rekisterinpitäjän liiketoiminta (rekrytointi- ja henkilöstövuokrauspalvelut) edellyttää henkilötietojen käsittelyä ja tietojen käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus: hyväksymällä tämän rekisteriselosteen ja jättämällä työhakemuksen henkilö suostuu siihen, että hänen tietojaan käsitellään. Joissain tapauksissa tietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää ainakin seuraavat tiedot: hakijan etu- ja sukunimi, osoitetiedot ja puhelinnumeron. Lisäksi hakija voi halutessaan täyttää hakemukseen muita työnhaun kannalta olennaisia tietoja itsestään, kuten esimerkiksi syntymäajan, tietoja työ- ja koulutushistoriastaan sekä ansioluettelon.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat saatu rekisteröidyltä itseltään. Rekisteröidyn ei ole pakko luovuttaa kaikkia selosteessa mainittuja tietoja, mutta tiettyjen henkilötietojen toimittaminen on edellytyksenä rekisterinpitäjän tarjoaman palvelun käytölle.

7. Tietojen säännönmukainen luovutus ja siirto

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Järjestelmä, johon tiedot täytetään, on ulkopuolisen palveluntarjoajan tarjoama ja rekisteröidyn tietosuojasta on huolehdittu palveluntarjoajan kanssa sopimusjärjestelyin. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistaholle erikseen pyydettäessä. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

8. Rekisterin suojaus

Tietokanta, johon rekisteri on tallennettu, on suojattu ajankohtaisen lainsäädännön edellyttämillä tarpeellisilla teknisillä keinoilla. Rekisterinpitäjä huolehtii, että henkilökunnalla on pääsy rekisterin tietoihin vain niiltä osin, kun se on heidän työtehtäviensä hoitamisen kannalta välttämätöntä. Järjestelmään sisäänpääsy vaatii käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjä huolehtii työntekijöiden riittävästä koulutuksesta ja ohjeistuksesta tietosuoja-asioissa. Kannettavissa ja älylaitteissa sijaitsevat rekisterit ovat suojattu salasanalla, sormenjälkitunnistuksella tai muulla vastaavalla suojauksella. Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn kolmannelle osapuolelle, jolloin rekisterinpitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön ja EU-säännösten mukaisesti. Verkkopalvelusta löytyvien henkilötietojen suojaus on hoidettu rekisterinpitäjän toimesta riittävällä tavalla, mutta omien tietojen suojaus esimerkiksi turvallisen käyttäjätunnuksen ja salasanan osalta ovat rekisteröidyn vastuulla.

9. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee vain toimintansa kannalta tarpeellisia tietoja ja tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoitusta varten. Rekisteristä poistetaan säännöllisesti sellaisten hakijoiden tiedot, joiden osalta työnhakuprosessi ei ole ollut aktiivinen enää kuuteen kuukauteen eikä hakuprosessi ole johtanut työllistymiseen. Ellei toisin ole sovittu rekisteröidyn aloitteesta, rekisterin tietoja säilytetään hakuprosessin voimassaolon jälkeen kuuden kuukauden ajan, jotta rekisteröidylle voidaan tarjota työpaikkoja, mikäli hänen osaamistaan vastaavia työpaikkoja aukenee tai joissain tapauksissa pidempään, jolloin käsittelylle on lakiperuste eli se perustuu esimerkiksi rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa tarkastamiseen sekä korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää myös tietojensa poistamista, jolloin tietojen poistaminen suoritetaan viipymättä, mikäli niiden säilyttämiselle ei ole riittäviä perusteita. Tarkastus-, korjaus- tai poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna henkilökohtaisesti rekisterinpitäjälle, jotta henkilöllisyys voidaan tarkastaa. Pyynnön voi toimittaa rekisterinpitäjän toimipisteeseen, josta pyyntö välitetään tietosuojasta vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja oikeus vaatia virheellisten tietojensa korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteriasioihin kohdistuviin tarkastus- ja korjauspyyntöihin sekä muihin tiedusteluihin viimeistään 30 päivän kuluessa. Mikäli rekisteröity kokee, ettei hänen tietojensa käsittely ole tietosuoja-asetuksen ja voimassaolevan kansallisen lainsäädännön mukaista, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus asiasta valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi).

Hyväksymällä tämän tietosuojaselosteen annan suostumukseni sille, että antamiani henkilötietoja voidaan käsitellä työnhakuprosessissa.

Takaisin ylös